Hatalı, eksik veya değişmiş defterlerle incelemeye gelindiğinde zayi belgesi alınmasından kaçakçılıkla itham olunmaya kadar giden oldukça zahmetli bir süreç bu defterlerin sahibi mükellefleri bekliyor. Bu sıkıntılarla uğraşmak istemeyen mükelleflerin hiçbir araca gerek kalmaksızın elektronik defterleri üzerinde gerçekleştirebilecekleri bazı ön kontroller de yok değil. Bu yazımızda biraz dikkatle uygulayabileceğiniz bu kontrollerden bahsedeceğiz.  Ayrıca elektronik dokümanların tutanağa bağlanmasına ilişkin olarak bir çözüm önerisi getireceğiz. İyi haber şu ki bu yazıda anlatılan tüm kontrolleri, tutanakları, raporları yarı otomatik olarak makineye yaptırabileceğinizi göreceksiniz. Bu iş için hazırladığım ücretsiz bir program ve çalışma şeklini anlatan bir video yazının sonunda sizleri bekliyor olacak.

Mükelleflerin tutmuş oldukları e-defterlerin bir örneğinin Gelir İdaresi Başkanlığına yüklenme zamanları geldi çattı. Başkanlık tarafından yayınlanan rehberleri incelediğimizde 2020 ve sonraki yıllarda toplanacak defterlerin Başkanlık sistemlerine aktarılmadan önce şema, şematron, değişmezlik, boyut, imza eşliği ve son berat gibi bazı kontrollere tabi tutulacağını görüyoruz. Elbette bu kontrollerin hepsi elektronik defter üretme sürecinde mükellefler tarafından yapılması gereken kontrollerin bir özetini oluşturuyor.

Şema, şematron, değişmezlik ve imza eşliği gibi kontrollerin yapılabilmesi için bu defterlerin e-defter görüntüleyici veya benzeri bir programdan geçirilmesi gerektiğini artık hepimiz biliyoruz. Ancak bu kontroller hem zaman aldığından hem de bazı mükelleflere teknik veya zor geldiğinden genelde atlanıyor. Tabi biraz da defteri üreten programlara duyulan güven var.

Hacimli defterleri bulunan mükelleflerde bu kontrollerin uygulanması ciddi zamanlar alsa da, bu kontrollerin atlandığında ve hatalı, eksik, veri kaybına uğramış veya içeriği değişmiş defterlerle incelemeye gelindiğinde işler hiç iyi gitmiyor. Özellikle veri kaybı durumlarında zayi belgesi alınmasından kaçakçılıkla itham olunmaya kadar giden oldukça zahmetli bir sürecin mükellefleri beklediğini söyleyebiliriz. Geride bıraktığımız yıllar bu mükelleflerin sayısının az olmadığını bizlere gösterdi. Tek fark işlerin artık daha ciddiye binmesi.

Bu sıkıntılarla uğraşmak istemeyen mükelleflerin hiçbir araca gerek kalmaksızın elektronik defterleri üzerinde gerçekleştirebilecekleri bazı ön kontroller de var. Bu yazımızda biraz dikkatle uygulayabileceğiniz bu kontrollerden bahsedeceğiz.  Ayrıca elektronik dokümanların tutanağa bağlanmasına ilişkin olarak bir çözüm önerisi getireceğiz. İyi haber şu ki bu yazıda anlatılan tüm kontrolleri, tutanakları, raporları yarı otomatik olarak makineye yaptırabileceğinizi göreceksiniz. Bu iş için hazırladığım ücretsiz bir program ve çalışma şeklini anlatan videolar bu yazının sonunda sizleri bekliyor olacak. Şimdi dilerseniz çok vakit kaybetmeden elektronik dokümanların tutanağa bağlanmasına ilişkin önerimizle başlayalım.

Başı Benekli USB ve Aynalı CD Yanında Siyah Harici Disk

Muhtemel bir inceleme sürecinde mükellefin hukukunu koruyan iki önemli tutanak var. Bunlardan birisi incelemeye başlama tutanağı, diğeriyse defter belge teslim tutanağı. İlki mükellefin incelemenin konusundan, gerekçesinden, başlama tarihinden haberdar olduğunu kayıtlayan bir tutanak. Bildiğiniz üzere incelemelerin bitirilmesi gereken bir süre var. İkincisi ise kısaca incelemede mükellef tarafından ibraz edilen defter ve belgeleri, sayılarını, niteliklerini kayıt altına alan bir diğer tutanağımız.

Elektronik defter ve belgenin gelişinden önce sıklıkla kullanılan defter ve belge teslim tutanağının artık atlanabildiğini görüyoruz. Bunun belli başlı birkaç sebebi var. Birincisi artık defter ve belgenin oldukça mobil olması dolayısıyla el değiştirmesinin kolaylaşması üstüne çeşni olarak pandemi. İnsanlar bir araya gelmeden defter ve belgeler ibraz edilebildiğine göre tutanak için gerekli ortam doğmayabiliyor. Oysa tutanak hem ibraz edenin hem de alanın hukukunu koruyor.

İkincisi ise elektronik dokümanların tutanak altına alınmasının eskiden beri kafa karıştırıcı bir süreç olması. Getirilen belgelerin tutanakta kayıtlanması için bu belgeleri taşıyan cihazlara atıf yapıldığını, CD’ye DVD’ye imza attırıldığını, dokümanların boyutlarından ve isimlerinden bahsedilerek tutanakta refere edildiklerini gördük. Eğer bu belgeler üzerinden bir iddia ortaya sürülecekse veya belgelerin ibraz edilmesi, vergi incelemesinde olduğu gibi, hukuken belli sonuçlara bağlanmışsa bize göre bu yöntemler doğru değil.

İlişkinin tarafları müvekkil –vekil, inceleme elemanı – mükellef, müşavir – mükellef veya her kim olursa olsun elektronik dokümanların alındığının, alınan elektronik dokümanların ibraz edene ait olduğunun kanıtlanmasının ve bu dokümanların aslının değiştirilmediğinin önem arz ettiği bir noktada çok daha farklı bir yaklaşım gerekli. Bizim önerimiz kısmen elektronik defter ve belgenin var olmasını mümkün kılan teknolojilere dayanıyor. Bunlardan en önemlilerinden birisi özet algoritmaları.

Yüz yüze tutanak alınacaksa, ibraz edilen elektronik defter ve belgelerin özetleme algoritmaları ile özetinin alınması ve bu benzersiz özet değerlere tutanakta yer verilerek tutanağın imza edilmesi bize göre en makul yaklaşım. Yüz yüze tutanak alınmayacaksa ıslak imzanın yerini elektronik imza alabilir.(Uzaktan İbraz) Sonuçta özet değerler, istisnaları olsa da, elektronik dokümanların parmak izi olarak ifade edilebilecek benzersiz değerler.

İnceleme tarafında bu ıslak imzalı metodolojiyi hayata geçiren bir programa şu an için sahibiz. Bununla beraber piyasada elektronik dokümanların özet değerlerini çıkarabilen ücretsiz programlar da mevcut. Bunları kullanarak özet değerleri alıp tutanağa ek yapabilirsiniz. Yahut benim tarafımdan yazılan ve indirme linkini yazının sonunda bulacağınız HashChecker programını da kullanabilirsiniz. Böylece tutanağı da otomatik olarak düzenlemiş olursunuz. Öğretici videoda tüm süreci detaylarıyla anlattığımdan bu konunun üzerinde daha fazla durmayabiliriz.

Gelelim elektronik defter ön kontrollerine. Bu kontrolleri gerçekleştirebilmek için elektronik defter ve beratların isimlendirme sistematiğine hakim olmanız gerekli. Bu yüzden defter ve beratlara ilişkin bir genel bilgilendirmeyle başlayalım.

 

Elektronik Defter Parçaları ve Beratların İsimlendirilmesi ve Bölünmesi

Elektronik defter parçası ve beratların isimleri gelişigüzel belirlenemez. Aşağıda elektronik defter parçası ve beratların isimlendirme sistematiğini görebilirsiniz.

Tip İsim ve Uzantı Açıklama
Kebir Defteri Parçası 1234567890-201702-K-000000.zip VKN-YılAy-Kebir İçin K Harfi-Sıra Numarası.Uzantı
Kebir Mükellef Beratı 1234567890-201702-KB-000000.zip VKN-YılAy-Kebir Beratı İçin KB Harfleri-Sıra Numarası.Uzantı
Kebir Gib Beratı GIB-1234567890-201702-KB-000000.zip Gelir İ. Baş Kısaltması-VKN-YılAy-Sıra Numarası.Uzantı
Yevmiye Defteri Parçası 1234567890-201701-Y-000000.xml VKN-YılAy-Yevmiye İçin Y Harfi-Sıra Numarası.Uzantı
Yevmiye Mükellef Beratı 1234567890-201701-YB-000000.xml VKN-YılAy-Yevmiye Beratı İçin YB Harfleri-Sıra Numarası.Uzantı
Yevmiye Gib Beratı GIB-1234567890-201701-YB-000000.xml Gelir İ. Baş Kısaltması-VKN-YılAy-Yevmiye Beratı İçin YB Harfleri-Sıra Numarası.Uzantı

 

Elektronik defter parçası ve beratların uzantısı .xml olmak zorundadır. Ancak defter ve beratı üreten program tarafından defter parçası ve beratlar sıkıştırılmış olabilir. Bu durumda uzantının .zip olması beklenir. (1234567890-201701-YB-000000.xml veya 1234567890-201701-YB-000000.zip ) Sıkıştırılmış dosyalar açıldığında içinden xml uzantılı defter ve beratlar çıkmalıdır. Zip dosyalarının isimleri ile içerisinden çıkacak defter parçaları ve beratların isimleri aynı olmalıdır.

Elektronik defterler, kebir ve yevmiye defterinden oluşmaktadır. Kebir defter parçasının isminde sadece tire işareti ile ismin geri kalanından ayrılmış K harfi bulunurken yevmiye defter parçasında aynı şekilde Y harfi bulunmaktadır. (1234567890-201701-Y-000000.xml, 1234567890-201701-K-000000.xml)

Mükellef beratları defter parçalarındaki imza değeri üzerine kaydedilip mükellef tarafından ayrıca elektronik olarak imzalanarak Gelir İdaresi Başkanlığına sunulan xml uzantılı dosyalardır. Mükellef tarafından imza edilerek Başkanlığa sunulan bu beratlar Mükellef Beratı olarak anılmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı kendisine sunulan bu beratı ayrıca elektronik olarak imzalayarak mükellefe geri döndürmektedir. Mükellefe geri döndürülen bu berat ise GİB Beratı olarak adlandırılır.

Her bir defter parçası için mükellef tarafından bir adet mükellef beratı ve bir adet GİB beratı oluşturulmuş olması gerekmektedir. Beratlar hangi deftere ait olduklarını göstermek için o defterin harfini ve berat kelimesinin ilk harfini üzerinde barındırır. (1234567890-201701-YB-000000.xml, GIB-1234567890-201701-YB-000000.xml, 1234567890-201701-YB-000000.xml, GIB-1234567890-201701-KB-000000.xml) GİB beratını, mükellef beratından ayıran ilkinin başında yer alan GIB kısaltmasıdır. (Gib Beratı -> GIB-1234567890-201701-YB-000000.xml, Mükellef Beratı -> 1234567890-201701-YB-000000.xml)

Defterler zaman kritik elektronik belgelerdir. Bu konudaki ilk ayrım elektronik defter ve beratların ait olduğu yıldır. Defter ve berat isimleri hangi yıllara ait olduklarını isimlerinde göstermektedir. (1234567890-201701Y000000.xml)  İkinci bir ayrım aylık dönemlerdir. Defter parçası ve beratlar ilgili oldukları yılın hangi ayına ait olduklarını isimlerinde barındırırlar. (1234567890-201701Y000000.xml)

Elektronik deftere ilişkin bir boyut sınırı getirilmiştir. Bir aydaki muhasebe kayıtları deftere döküldüğünde tek aydaki defter parçasının boyutu 200 MB’ı aşıyorsa, o ayın geri kalanı için yeni bir defter parçası oluşturulmalı ve kayıtların geri kalanı o parçada yer almalıdır. İkinci parçada 200 MB sınırına ulaşırsa üçüncü parça oluşturulması gerekmekte olup ilgili aydaki son kayda kadar bu boyut kontrolü ve bölme işlemi devam ettirilmektedir. Mükellefler defteri bölmek için 200 MB altında bir sınır da belirleyebilir.

Elbette bir ayda kaç defter parçası varsa o sayıda mükellef beratı ve GİB beratı da bulunmak zorundadır. Örneğin öteden beri faaliyetine devam eden ve ilgili yıldan önceki yıllarda elektronik deftere geçiş yapmış mükelleflerde istisnai bir durum yoksa en az 12 aylık defter parçaları ve bunların beratları bulunmak zorundadır.

Buna göre, öteden beri faaliyetine devam eden, ilgili yıldan önceki yıllarda elektronik deftere geçiş yapmış ve bölme boyutu olarak azami sınır olan 200 MB’ı tercih eden bir mükellefte;

ilgili yıl boyunca aylık defter kayıtlarının deftere işlenmiş boyutu 200 MB’ı hiç geçmemişse, (yani defter aylık dönemler dışında ayın kendi içinde ayrıca bölünmemişse) bu mükellefin bir yıl için, en az:

– 12 Kebir Defter Parçası,

– 12 Kebir Mükellef Beratı,

– 12 Kebir GİB Beratı,

– 12 Yevmiye Defter Parçası,

– 12 Yevmiye Mükellef Beratı,

– 12 Yevmiye GİB Beratı

sahibi olması gerekmektedir.

Bu sayı muhtemel bir inceleme yılı için ibrazı gereken asgari dosya sayıdır.

GİB beratları mükellef beratlarında yer alan önemli bilgilerin hemen hemen tamamını taşıdığından, ibrazı kabul edecek makam arzu ederse mükellef beratlarını talep etmeyebilir. Sadece denetsel amaçlarla ibraz edilen defter ve beratların tutanağa bağlanmadan alındığı durumlarda makul olan bu durum vergi incelemesi gibi kamu denetimlerinde tercih edilmemelidir.

Defter parçaları ilgili oldukları ay içerisinde bölünmezse o ay için tek parçadan oluşmalı ve üzerinde taşıdığı sıra numarası 000000 olmalıdır. (1234567890-201701Y000000.xml) Defter parçası ilgili aydaki (azami veya mükellef tarafından belirlenen)boyut sınırı dolayısıyla bölünürse sıra numarası 000001’den başlamak ve ardışık olarak artarak devam etmek zorundadır. (1234567890-201701Y000001.xml, 1234567890-201701Y000002.xml, 1234567890-201701Y000003.xml) Sıra numarasına ilişkin tüm açıklamalar boyut sınırı olmayan ve defter parçasının sayısına bağlı olarak üretilen beratlar için de geçerlidir.

Elektronik Defter Ön Kontrolleri

Bir önceki bölümde verdiğimiz bilgilerle bile artık 6 adet kontrolü yerine getirecek donanıma sahipsiniz. Bir hatırlatma olarak aşağıdaki kontrollerin şubeli defterler için bir bütün gerçekleştirilmesi mümkün değildir. Şimdi elektronik defter ve belgelerde neleri kontrol edebileceğimize bir bakalım.

Varlık – Yokluk Kontrolü

Elektronik defter parçaları, bu parçalara ait mükellef ve GİB beratları ile bir bütündür ve ancak bunların birleşimi elektronik defteri oluşturur. Tek başlarına beratların ibrazı bir anlam ifade etmeyeceği gibi defterlerin de tek başına ibraz edilmesi anlamlı değildir. Yani sadece defter parçalarının ibraz edilmesi suretiyle ibraz yükümlülüğü yerine getirilmiş olmayacaktır.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde yevmiye defter ve beratlarında bir problem bulunmazken kebir defter ve beratlarında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

Kebir Parçası Zip Mükellef Kebir Beratı Xml Gib Beratı Xml
1234567890-201701-K-000000.zip 1234567890-201701-KB-000000.xml GIB-1234567890-201701-KB-000000.xml
1234567890-201702-K-000000.zip 1234567890-201702-KB-000000.xml GIB-1234567890-201702-KB-000000.xml
1234567890-201703-K-000000.zip 1234567890-201703-KB-000000.xml
1234567890-201704-K-000000.zip 1234567890-201704-KB-000000.xml GIB-1234567890-201704-KB-000000.xml
1234567890-201705-KB-000000.xml GIB-1234567890-201705-KB-000000.xml
1234567890-201706-K-000000.zip 1234567890-201706-KB-000000.xml GIB-1234567890-201706-KB-000000.xml
1234567890-201707-K-000000.zip 1234567890-201707-KB-000000.xml
1234567890-201708-K-000000.zip GIB-1234567890-201708-KB-000000.xml
1234567890-201709-K-000000.zip 1234567890-201709-KB-000000.xml GIB-1234567890-201709-KB-000000.xml
1234567890-201710-K-000000.zip 1234567890-201710-KB-000000.xml GIB-1234567890-201710-KB-000000.xml
1234567890-201711-K-000000.zip 1234567890-201711-KB-000000.xml GIB-1234567890-201711-KB-000000.xml
1234567890-201712-K-000000.zip 1234567890-201712-KB-000000.xml GIB-1234567890-201712-KB-000000.xml

 

Kebir defterinin ibrazının bu şekilde kabul edilmesi mümkün değildir. Beşinci aydaki defter parçası ibraz edilmemiştir. Sekizinci ayın mükellef beratının olmaması aynı ayın GİB beratının olması nedeniyle resmi bir denetim yoksa ibraza engel teşkil etmeyebilir. Buna karşın üçüncü ve yedinci ayların GİB beratları olmadan ibrazın kabul edilmesi mümkün değildir. Mükellef mutlaka beşinci ayın defter parçası ile üçüncü ve yedinci ayların GİB beratlarını ibraz etmelidir.

 

Paralel Uygulama Kontrolü

Parelel Uygulamadan kasıt, Kebir ve Yevmiye Defteri oluşturulurken aynı politikaların takip edilmiş olmasıdır.  Elektronik defter tutulmasında belirlenen periyodlar yıllık ve aylıktır. Buna karşın bir ay içerisinde atılan kayıtlar dolayısıyla elektronik defter parçasının boyutunun 200 MB’a ulaşması durumunda defterin parçalara bölünmesi gerekir. 200 MB azami bir sınır olup mükellefler daha küçük boyutlarda defter parçaları oluşturabilirler. Muhasebe programları genel olarak yevmiye ve kebir defterlerinde paralel defter parçası oluşturmayı ve defter türü başına aynı sayıda defter parçası ve berat sahibi olmayı tercih etmektedir. Örneğin Ocak ayının defterlerinde yevmiye iki veya daha fazla parçaya bölünmüşken defter-i kebirin tek parça olması makul bir durum değildir. Benzer şekilde Ocak ayında hem yevmiye hem kebir parçalara bölünmüşken birinin 8 diğerinin 10 parça olması teknik olarak tutarlı sayılmaz.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde yevmiye ve kebir elektronik defter parçalarında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

Kebir Parçası Zip Yevmiye Parçası Zip
1234567890-201701-K-000000.zip 1234567890-201701-Y-000000.zip
1234567890-201702-K-000000.zip
1234567890-201702-Y-000001.zip
1234567890-201702-Y-000002.zip
1234567890-201702-Y-000003.zip
1234567890-201703-K-000000.zip 1234567890-201703-Y-000000.zip
1234567890-201704-K-000001.zip 1234567890-201704-Y-000001.zip
1234567890-201704-K-000002.zip 1234567890-201704-Y-000002.zip
1234567890-201704-K-000003.zip 1234567890-201704-Y-000003.zip
1234567890-201704-K-000004.zip
1234567890-201705-K-000000.zip 1234567890-201705-Y-000000.zip
1234567890-201706-K-000000.zip 1234567890-201706-Y-000000.zip
1234567890-201707-K-000000.zip 1234567890-201707-Y-000000.zip
1234567890-201708-K-000000.zip 1234567890-201708-Y-000000.zip
1234567890-201709-K-000000.zip 1234567890-201709-Y-000000.zip
1234567890-201710-K-000001.zip 1234567890-201710-Y-000001.zip
1234567890-201711-K-000000.zip 1234567890-201711-Y-000000.zip
1234567890-201712-K-000000.zip 1234567890-201712-Y-000000.zip

 

Mükellefin defterleri Şubat ve Nisan aylarında birden fazla parçaya bölünmüş görünmektedir. Şubat ayında kebir tek parça iken yevmiyenin 3 parçaya ayrılması makul değildir. Nisan ayında kebir 4 parça yevmiye 3 parçaya ayrılmış olup parça sayısı istikrarlı bir görünüm sergilememektedir. Haliyle bu defter parçalarına ilişkin beratlarda aynı görünümü sergileyecektir. Defterin istikrarsız bir şekilde bölünmesi ilgili dönemlerdeki veri kayıplarına ve yanlış uygulamalara işaret edebilir. İbraz eden taraf da ibrazı kabul eden taraf da defterlerin bu durumunun gerekçesini izah etmekle mükelleftir.

 

Sıralı Parça Kontrolü

Elektronik defterde (şubeli defter haricinde) defter parçasının dosya isminin uzantıdan önceki 6 hanesi defter parça numarasıdır. Eğer ilgili ayda tek bir defter parçası olacak ve defter bölünmeyecekse defter parçasının sıra numarası kısmına 000000 yazılmalıdır. Ancak ilgili ayda defter bölünürse parça numarası 000001’den başlayarak ilgili ayda sonra gelen defter parçalarında ardışık olarak ilerlemek zorundadır.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde yevmiye ve kebir elektronik defter parçalarında Mayıs ve Ekim aylarında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

 

Kebir Defter Parçaları Yevmiye Defter Parçası
1234567890-201705-K-000001.zip 1234567890-201705-Y-000001.zip
1234567890-201705-K-000002.zip 1234567890-201705-Y-000002.zip
1234567890-201705-K-000004.zip 1234567890-201705-Y-000004.zip
1234567890-201705-K-000005.zip 1234567890-201705-Y-000005.zip
1234567890-201705-K-000006.zip 1234567890-201705-Y-000006.zip
1234567890-201710-K-000000.zip 1234567890-201710-Y-000000.zip
1234567890-201710-K-000001.zip 1234567890-201710-Y-000001.zip
1234567890-201710-K-000002.zip 1234567890-201710-Y-000002.zip

 

Bu örnekte diğer aylardaki defter parçalarında sorun olmadığı kabul edilmiştir. Buna karşın, Mayıs ayında 000003 sıra numaralı defter parçaları bulunmadığından ve Ekim ayında 000000 sıra numaralı defter parçaları ile 000001 ve üzeri numaralı defter parçaları bir arada bulunduğundan, ilgili aylardaki defterler sıralı parça kontrolünden geçemeyecektir. Bu durumun sebebinin araştırılması gerekir.

 

Veri Boyutu Kontrolü

Elektronik defter xml uzantılı elektronik dosyalardan oluşmaktadır. Bunanla beraber XML bir işaretleme dili olduğundun işaretlemeyi sağlayan XML elemanlarının kendilerinin işaretlediği veriden ayrı bir boyutu vardır. Bir defter parçası içerisinde, hiç muhasebe kaydı olmasa bile, defteri tutan kişinin ismi gibi muhasebe kayıtlarından farklı çeşitli bilgiler barındırmaktadır. Dolayısıyla defter parçasının 200 MB gibi azami bir boyut sınırı olduğu kadar programların iş mantığına göre az da olsa değişmek üzere asgari bir boyut sınırı bulunmaktadır. Bu sınır Elektronik Defter Ön Kontrollerinde deneyim ve gözleme dayanarak oluşturulabilir. Tek muhasebe kaydı bulunana veya hiç muhasebe kaydı bulunmayan defter parçasının normal ve sıkıştırılmış boyutundan yola çıkılabilir. Veri Boyutu Kontrolü veri kaybını işaret edecek şekilde küçük boyutlara sahip defter parçası ve beratlar ile belirlenen 200 MB sınırını aşan defter parçaları için uygulanmalıdır. Veri kaybı olmasa bile çok büyük boyutlara sahip dosyaların makine tarafından okunabilirliği zorlaşmaktadır.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde yevmiye defter parçalarında Ocak ayında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

 

Test Dönemleri Kebir Defter Parçası Zip Boyut
201701000001 1234567890-201701-Y-000001.zip 40 MB
201701000002 1234567890-201701-Y-000002.zip 39,8 MB
201701000003 1234567890-201701-Y-000003.zip 3KB
201701000004 1234567890-201701-Y-000004.zip 15MB

 

Ocak ayının defterinin 4 parçaya bölündüğü görülmektedir. İlk iki ayın defter parçasının birbirine yaklaşık boyutu mükellefin bir tercihi olarak defterin yaklaşık 40 MB’lık parçalara bölündüğünü göstermektedir. Son parçanın boyutu zaten bölme sınırının altında olmak zorundadır. Buna karşın üçüncü parçanın 3 KB’lık boyutu ilgili dosyada ciddi bir veri kaybı oluştuğuna işaret etmektedir. Böyle dosyalar hayalet defter parçası olarak nitelendirilebilir. Dosya ismi, sıralaması ve hatta kebir defteri ile paralelliği olsa bile içerisinde makul bir defter verisi barındırması teknik olarak mümkün değildir.

İstikrarlı Bölme Kontrolü

Mükellefler 200MB altında defteri bölmek isterlerse takip eden aylarda bu sınıra sadık kalmaları beklenir. Bu kaideye ilişkin olarak bir boşluk olduğunu belirtelim. Mükellefin bölme boyutu tercihi, birden fazla parçaya ayrılmış ilk ayın ilk parçasından tespit edilebilir.  Birden fazla parçaya bölünmüş diğer aylardaki son defter parçası doğal olarak bu tercihli boyutun altında kalmakla beraber diğer parçaların bölme boyutuna oldukça yakın büyüklükte olması gerekir. Çeşitli aylardaki defteri birden fazla parçaya bölünmüş mükelleflerde, ilgili aylardaki son parça hariç sıralı defter parçalarında büyük boyut dalgalanmaları olmaması aranmalıdır.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde kebir defter parçalarında Haziran ayında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

 

Kebir Defter Parçası Zip Boyut
1234567890-201706-K-000001.zip 85MB
1234567890-201706-K-000002.zip 84.98MB
1234567890-201706-K-000003.zip 30MB
1234567890-201706-K-000004.zip 84.97MB
1234567890-201706-K-000005.zip 55MB

 

Mükellefin Haziran ayıdaki kebir defteri birden fazla parçaya bölünmüş olup ilgili aydaki genel trend üzerinden bölme sınırının yaklaşık 85 MB olduğu anlaşılmaktadır. Üçüncü aydaki defter parçasının 30MB boyuta sahip olması defter parçası boyutlarında ciddi bir dalgalanma yaratmakla beraber ilgili ayda bir tutarsızlık olabileceğine işaret etmektedir.

Yanlış İsimlendirme Kontrolü

Defter parçaları ve berat isimlerinin kendine özgü kurallı bir yapısı bulunmaktadır. Defter ve beratlar üzerinden işlem yapan tüm programlar bu dosyaları bulurken bu belirli isim yapısı üzerinden yola çıkmaktadır. Zip veya xml uzantılı olmakla beraber bazı defter parçaları ve beratlar mükellefler tarafından yanlış isimlendirilmiş olabilir. Bu durumda defter üzerinde işlem yapan programlar defter parçası veya beratları göremeyebilir veya çeşitli hatalar üretebilir.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde aşağıdaki gibi dosya isimlerinin bulunduğu bir tabloyla karşılaşılmıştır.

Dosya İsimleri
1234567890201706-K-000001.zip
1234567890-201701-KB-0000002.zip
127890-201706-K-000003.zip
1234567890-201706-K-4.zip
GIB1234567890-201706-KB-000005.zip

 

İlk dosyada VKN ve yılı ayıran kısa çizgi bulunmamaktadır. İkinci dosyada sıra numarası 7 hanelidir. Üçüncü dosyada VKN yarımdır. Dördüncü dosyada bu sefer sıra numarası sıfırlar olmaksızın eksik yazılmıştır. Son dosyada GIB kısaltması kısa çizgi olmadan VKN’ye bitişik yazılmıştır. Bu isimlendirme hatalarının hepsi elektronik defter ve beratı işleyecek programlarda hata oluşmasına neden olacaktır.

Justitia HashChecker Programı

Sosyal medya paylaşımlarına denk gelmişseniz mali alanda çalışanlar için ücretsiz programlar kodladığımı ve bunları şemsiye bir proje olarak Justitia Projesi altında topladığımı muhtemelen biliyorsunuz. Herhangi bir bilgi talep etmeyen, reklam göstermeyen veya zararlı kodlar barındırmayan bu programları parça parça alandaki arkadaşların kullanımına sunacağız. Aşağıdaki adreslerden indirebileceğiniz HashChecker programı da bunlardan birisi. Bu programda hem daha önce açıkladığımız gibi elektronik dokümanları tutanağa bağlayabilir hem de yukardaki kontrolleri otomatik olarak gerçekleştirebilirsiniz. Kullandığınız bilgisayarda program yüklenmesinin önünde bir sıkıntı yoksa yükleme gerektiren versiyonu indirmenizi tavsiye ederim.

1- Yükleme Gerektiren Versiyon Buradan:
( https://www.mediafire.com/file/sk54o7v8yqtb6l4/JSHCSetup.msi/file )

(  MD5 Özet Değeri: 65b900da2a7b1f16cea8209b89e918ae  )

2- Yükleme Gerektirmeyen Versiyon Buradan:
( https://www.mediafire.com/file/qg2mhcu6yphx6sx/HashChecker.zip/file )

(MD5 Özet Değeri: a355a7a6efd86d060ff7c1b74130da31 )

3- Kurulum Videosu Buradan:
( https://www.youtube.com/watch?v=D_ZyWBzLQuI )

4- Elektronik Dokümanların Tutanağa Bağlanması Videosu Buradan: https://www.youtube.com/watch?v=C5oAZGbrk64

5- Elektronik Defter Ön Kontrolleri Videosu Buradan: ( https://www.youtube.com/watch?v=ndjpaqdCZZk )

Bu programla yukardaki kontrollerin tamamını otomatik olarak yapabileceğiniz gibi, sonuçlarını yine otomatik olarak üretilen ayrıntılı bir rapora bağlayabilirsiniz. Raporda zaten defterlerinize ilişkin benim yorumlarımı da bulacaksınız. Defter parçaları ve beratlarınız çok değilse aynı kontrolleri el yordamıyla da yapabilirsiniz. Önemli olan defter ve beratlar konusunda belli bir farkındalığa sahip olmamız. 2019 ve önceki yıllara ait defterlerinizi ya gözle ya da programla kontrolden geçirmenizi tavsiye ederim.

Defter ve beratların ön kontrollerden başarı ile geçmesi bunların içeriğin okunmasını gerektiren şema, şematron, değişmezlik gibi kontrollerden geçeceği anlamına gelmeyecektir. Mevzu bahis kontrolleri ön kontroller olarak adlandırmamın sebebi buradan alınan hataların daha ciddi bu hatalara işaret edebilmesidir. Her koşulda ürettiğiniz defter ve beratları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ücretsiz olarak sunulan e-defter görüntüleyici programı ile sınamalısınız. Eğer defter parçası ve berat sayılarınız çok fazla ise en azından HashChecker’ın tespit ettiklerini sınayabilirsiniz. Programın tutanak alma yeteneklerini de mutlaka işlerinizde kullanın derim. Soru ve önerileriniz için e-posta adresinden bana ulaşabilirsiniz.

Herkese güzel bir yıl diliyorum.

Son Güncelleme: 2 Ocak 2021 /Elektronik Defter Ön Kontrolleri ve Elektronik Dokümanların Tutanağa Bağlanması
Yasal Uyarı: @Vergipedia , Tüm hakları saklıdır - Yanlızca kaynak gösterilerek kullanılabilir.
ETİKETLER :

YORUM YAP

Bir Yorum Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Nakit Ekonomisinden Çıkmak

makale

Şu an 30 yaşın üzerinde bulunan çok sayıda insan için nakitsiz bir ekonomi düşlemek zor Nakit ağırlıklı olarak dönen sektörler, yastık altında biriken paralar kültürümüzün bir parçası gibi Ufak tutarlı günlük ödemelerimizin halen önemli bir kısmını nakit oluşturuyor Kart görünce yüzü asılan esnaflarımız mevcut Ama tüm dünyada durum böyle ...

26 Şubat 2021 0 54

KDV Tevkifatının Kapsamı Genişletilerek Oranları Arttırıldı

makale

Geçtiğimiz günlerde yayımlanan Resmi Gazete ile Katma Değer Vergisi Uygulama Genel Tebliğinde değişiklik yapılarak, KDV tevkifatının kapsamında ve oranlarında ciddi değişikliklere gidildi Yapılan değişikliklerin ne olduğuna geçmeden önce tevkifatın ne anlama geldiğinden kısaca bahsetmek daha doğru olacaktır ...

23 Şubat 2021 0 95

Son Yorumlananlar

Top
Menu